Ergebnisse produzieren, nicht Zeit vernichten
“Wir setzen uns mal schnell zusammen…” - kaum ist der Ruf zum Spontanmeeting verklungen, hocken die Kollegen schon beieinander. Solche Spontanmeetings können erfolgreich sein – müssen es aber nicht. Die Gefahr ist groß, dass sie Zeit verbrennen und Frust produzieren, statt Ergebnisse zu liefern. Weil sie unvorbereitet sind, weil wichtige Fakten nicht auf dem Tisch liegen, weil sich Lösungen nicht immer einfach aus dem Hut zaubern lassen.
Dabei sind Meetings wichtige Instrumente erfolgreicher Kommunikation und erfolgreicher Arbeit überhaupt. Wir brauche sie, um Aufgaben abzustimmen, Projekte voranzutreiben, Probleme zu lösen, Missverständnisse auszuräumen, Kontakte zu vertiefen, gemeinsam kreativ zu sein. Erfolgreiche Meetings stärken außerdem das Wir-Gefühl, sie motivieren. Dieser und die nächsten Artikel geben Tipps, erfolgreiche Meetings vorzubereiten, durchzuführen und nachzubereiten. Sie setzen sich mit dem inhaltlichen und dem sozialen Nutzen von Besprechungen auseinander und zeigen, was der Verlauf von Meetings auch über eine Gruppe aussagt.
Heute: Meetings vorbereiten!
Meeten oder nicht meeten? Das ist die erste Fragen der Vorbereitung. Erfordert die Sache wirklich ein Zusammentreffen oder gibt es andere, schnellere, bessere Maßnahmen? Dabei hilft die Frage, was das Ziel der Besprechung sein soll. Was soll, was kann überhaupt am Ende herauskommen? Eine klare Antwort darauf verhindert falsche Erwartungshaltungen aller Teilnehmer. Sie sollten das Ziel des Meetings ebenso kennen wie das Thema. Das vermeidet Frust und das Gefühl, seine Zeit vertan zu haben. Es verhindert auch, dass bei einem Projektmeeting ein Teil der Anwesenden schon in medias res gehen will, während die anderen erst einmal herausfinden möchte, ob es überhaupt zur Zusammenarbeit kommen kann.
Nein, ein bisschen mehr darf es nicht sein!
Im nächsten Schritt geht es an die Teilnehmerliste: Wer ist wirklich vor Ort notwendig, wer kann was zur Lösung beitragen oder wer bringt eventuell Unruhe in die Gruppe? Je mehr Teilnehmer, umso schwieriger ist es in der Regel, einen geordneten Ablauf zu sichern. Eine Gruppen bis sieben Personen arbeitet erfahrungsgemäß gut miteinander. Die achte Person behindert den Prozess eher als ihn voranzubringen. Auch die Agenda zum Treffen ist eine Aufgabe der Vorbereitung. Sie ergibt sich aus dem angestrebten Ziel und sollte allen Teilnehmern vor dem Meeting bekannt sein.
Wer weiß es? Am besten alle!
Damit im Meeting selbst alles glatt läuft, sollte der Organisator wissen, welchen gemeinsamen Wissensstand alle Teilnehmer benötigen und wie sie diesen erreichen: Liefert er vorher mit der Einladung schon bestimmte Informationen und Dokumente oder soll es im Meeting selbst eine Informationsphase geben? Letztere Variante hat den Vorteil, dass wirklich alle die Informationen kennen, den Nachteil des zusätzlichen Zeitaufwandes. Die Dauer der Besprechung sollte der Organisator außerdem schon in der Einladung festsetzen. Und er sollte darauf achten, dass das Meeting diesen Zeitrahmen auch einhält. Meetings mit zeitlich offenem Ausgang sind oft auch im Ergebnis nicht zufriedenstellend.
Ausstattung: Wer ein Meeting organisiert, muss auch den geeigneten Raum dafür organisieren. Er muss groß genug sein, Arbeitsfläche- und Material bieten. Wichtig sind Medien, die es ermöglichen, das gemeinsame Ergebnis zu dokumentieren: Flipchart, Pinnwand sind bestens, Laptop und Beamer notfalls geeignet.
Checkliste vor dem Meeting
- Ist das Meeting wirklich notwendig oder sind die Fragen in einer anderen Form einfacher zu klären?
- Was ist das konkrete Ziel der Besprechung? Wie wird es festgehalten und was soll es ändern?
- Wer ist unbedingt für das Meeting und die Zielerreichung nötig?
- Agenda schreiben
- Was müssen die Beteiligten vorher wissen, wie erreichen sie diesen Wissensstand?
- Wie lange soll das Meeting dauern?
- Ort und Ausstattung klären
- Einladung versenden. Sie enthält: Ort, Zeit, Zeitrahmen, Ziel des Meetings, Agenda, eventuell nötige Informationen zur inhaltlichen Vorbereitung
- bei längeren Meetings: Pausen und Verpflegung klären
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